Engagement. Action. Responsabilité. Parce que chaque personne compte.

Plus de 30 000 participants 40 000 nuitées, 500 employés temporaires, 2 000 bénévoles et 3 000 médias représentant 140 pays se sont réunis en août dernier à Toronto, en Ontario, à l'occasion du XVIe Congrès international sur le sida. En fait, il est reconnu que seuls les Jeux Olympiques surpassent notre performance en termes d'attention des médias.

AVW-TELAV a l'habitude des événements de cette envergure et de cette complexité. En effet, nous avons non seulement fourni les services audiovisuels, d'interprétation simultanée et de gestion logistique pour les Jeux Olympiques de Montréal, de Lake Placid, de Los Angeles, de Calgary et d'Atlanta, mais nous avons aussi eu le privilège de fournir des services comparables aux congrès précédents sur le sida qui se sont tenus à Montréal et à Vancouver. Inutile de dire qu'une fois de plus, nous étions fiers d'apporter notre soutien technique et notre expertise lors du XVIe Congrès international sur le sida à Toronto.

L'objectif du XVIe Congrès international sur le sida était de mettre l'accent sur les promesses et les progrès réalisés pour accroître l'éventail des traitements, des soins et de la prévention. Les séances et les activités du Congrès étaient conçues pour engager tous les participants au dialogue sur les stratégies et les initiatives à prendre pour atteindre les objectifs partagés par tous, c'est-à-dire l'accès élargi à la prévention et aux traitements efficaces contre le VIH. Les participants ont été encouragés à considérer le Congrès international sur le sida comme une occasion de cibler les obstacles et les solutions, et d'élaborer un programme conjoint misant sur l'action. Les participants du monde entier se sont rassemblés à Toronto afin de partager les derniers faits, idées et leçons issus de la recherche, des politiques et programmes relatifs au VIH/SIDA.

Parmi les partisans et les présentateurs du congrès, mentionnons la Gouverneure générale du Canada, Son Excellence la très honorable Michaëlle Jean, Bill et Melinda Gates, l'ancien président des États-Unis Bill Clinton, Alicia Keys, Richard Gere et Steven Lewis (l'un des commentateurs canadiens les plus respectés en termes d'affaires sociales, de développement international et de droits humains).

Voici un aperçu de l'événement et de la participation de AVW-TELAV :

Le centre de presse
Le centre de presse était situé dans le Hall C du Palais des congrès du Toronto métropolitain et comprenait une salle de conférence de presse principale ainsi que deux salles de conférence de plus petites dimensions. Bien que toutes ces salles soient déjà pourvues de tout le matériel audiovisuel nécessaire, nous avons ajouté à l'équipement de la principale salle de conférence de presse la vidéo, l'éclairage et le matériel pour l'interprétation simultanée en trois langues. Pour aider les médias à envoyer à leur pays d'origine des nouvelles précises au moment opportun, nous avons aussi offert les solutions suivantes :
• des moniteurs vidéo en circuit fermé pour la diffusion, dans tout le centre de presse, des réunions de la séance plénière ou de celles se déroulant dans la principale salle de conférence de presse;
• la rediffusion audio en cinq langues;
• la transmission audio et vidéo à partir du diffuseur-hôte vers les 52 cabines de mise en ondes destinées aux médias;
• quelque 63 ordinateurs, 10 imprimantes et un réseau local pouvant recevoir 150 connexions haute vitesse.

Les cérémonies d'ouverture
Les cérémonies d'ouverture se sont tenues au Rogers Centre. À cette occasion, nous avons fourni 2 000 récepteurs de radiodiffusion FM pour l'interprétation simultanée en cinq langues, ainsi que la transmission audio en chaque langue au centre de presse du Palais des congrès.

Séance plénière, séances simultanées et ateliers de perfectionnement de compétences
Quelque 6 000 participants ont pu voir les réunions de la séance plénière sur cinq écrans sur lesquels ont défilé les présentations PowerPoint, l'agrandissement d'images et la lecture vidéo. Nous avons eu recours à un réseau linéaire d'amplification sonore Meyer pour la diffusion des discours et de l'animation.

Le John Bassett Theatre (peut-être mieux connu comme le siège du concours Canadian Idol) et les quatre salles de conférence attenantes à la salle principale ont servi à accueillir le trop-plein de participants à la séance plénière.

Nous avons fourni l'équipement audiovisuel complet au cours des 12 séances simultanées et dans 11 salles où avaient lieu des ateliers. Ces dernières pouvaient accueillir entre 400 et 1 000 personnes. Chacune des réunions tenues dans les 23 salles de conférence ont fait l'objet d'un enregistrement sur disque compact audionumérique.

Réseau local
Un réseau local a permis à cinq salles destinées à recevoir les participants excédentaires de bénéficier de la vidéo en circuit fermé, des présentations PowerPoint et de la transmission audio. C'est dans ces salles qu'ont été diffusées les séances des cinq plus grandes salles de conférences, situées deux étages plus bas. Pour ce faire, plus de 4 000 mètres de câbles ont été nécessaires; toute transmission vers chacune des salles supplémentaires était acheminée par l'entremise d'un système commutateur de matrices.

Salle de répétition pour les conférenciers
Au centre des conférenciers, nous avons installé environ 50 ordinateurs, 10 imprimantes ainsi qu'un réseau local pouvant recevoir 90 connexions haute vitesse. Une équipe de neuf personnes était sur place pour aider les conférenciers à mettre au point et à prévisualiser leurs présentations.

Toutes les salles servant aux séances simultanées et aux ateliers de perfectionnement de compétences bénéficiaient d'un lien réseau avec la salle de répétition pour les conférenciers, et ce, grâce à notre système de gestion des présentations. Toutes les présentations ont été traitées sur place pour être diffusées électroniquement dans chaque salle de réunion au moyen d'un réseau local sécurisé.

Le Village international
Situé dans le Hall A du Palais des congrès, le Village international abritait les stands d'exposition, les écrans et les scènes de spectacle. AVW-TELAV a fourni tout le matériel audiovisuel pour trois salles de réunions et deux scènes de spectacle.

Soutien informatique et réseau
AVW-TELAV a travaillé en étroite collaboration avec le Service des communications du Palais des congrès pour assurer aux congressistes un soutien informatique et réseau. C'est ainsi que AVW-TELAV a pu mettre en place 371 ordinateurs, 121 imprimantes et 20 réseaux locaux pouvant supporter 398 connexions haute vitesse.

AVW-TELAV est fière de fournir les outils de communication pour soutenir le dialogue visant à maîtriser et à prévenir l'épidémie mondiale de sida. Ce congrès s'est avéré une entreprise prodigieuse : à titre d'exemple, chaque jour, une équipe de plus de 100 personnes était mise en place pour assurer la bonne marche de l'événement. L'ampleur exceptionnelle de l'événement et sa complexité ont représenté un défi en termes de soutien technique, défi que l'équipe de AVW-TELAV a relevé avec brio.