Pour la troisième fois en 15 ans, la FIOE, un syndicat regroupant 750 000 membres aux États-Unis et au Canada, a fait appel à AVW TELAV pour la production de son 37e Congrès-exposition, qui a eu lieu au Centre des congrès de Cleveland en septembre dernier. « Notre équipe de production se veut une extension de l'équipe de la FIOE. Nous devons nous assurer que le ou les sites envisagés permettent de répondre aux exigences audiovisuelles considérables de cette réunion, en particulier que le président puisse s'adresser à ses membres face à face », a indiqué Bob Walker, vice-président des Services de création. « En 2002, Kenny Hunt, l'un des concepteurs de production de AVW TELAV, et moi même avons fait une inspection du site à Cleveland pour nous assurer qu'il serait possible de respecter les exigences de conception et d'ingénierie technique de l'événement dans les installations retenues. Puis, à l'approche du congrès, Kenny a travaillé exclusivement sur le dossier de la FIOE durant presque trois mois », a ajouté M. Walker. Le rendez vous de 2006 a attiré plus de 3 000 délégués élus par les sections locales et 3 000 invités. Bien que AVW-TELAV ait produit plusieurs événements de cette envergure, le congrès de la FIOE était de nature complexe et présentait certains défis.
Le premier défi était la distance qui séparait les délégués du président. « Les délégués se trouvaient à une distance d'un terrain de football, et le président voulait avoir un contact visuel avec les délégués qui auraient des questions ou des commentaires », a dit M. Walker. « Nous devions trouver une façon de créer ce face à face. »
Nous avons choisi une solution à deux volets. Nous avons installé à divers endroits de la salle de conférence 15 KIOSQUES comprenant chacun un écran intégré, une sonorisation renforcée et une caméra vidéo robotisée. Tout délégué qui avait une question ou un commentaire devait se rendre à l'un des KIOSQUES et insérer son insigne dans le lecteur d'identification par radiofréquence. Le lecteur identifiait le délégué et un système d'émission en circuit fermé renvoyait l'image sur l'un des 15 écrans intégrés au lutrin du président. Le président contrôlait les fonctions audio et vidéo de chacun des écrans et pouvait interagir avec tous les membres.
La taille considérable du lutrin constituait un autre défi. Le lutrin et le télésouffleur étaient requis pour le président, mais pas pour les activités de divertissement et les autres festivités qui se déroulaient sur la scène. Comment pouvions nous mettre en place et retirer cette structure sans retarder les autres événements prévus sur la scène?
Nous avons décidé de construire deux (2) élévateurs sur la scène. Le premier élévateur permettait de transporter les gens sur la scène et hors de la scène. Le second servait à abaisser le lutrin et le télésouffleur sous la scène. Comme on le voit souvent dans des productions théâtrales, la « scène coulissante » s'ouvrait, l'élévateur abaissait le lutrin et les télésouffleurs, puis la portion coulissante revenait en place au même niveau que le reste de la scène. Étant donné que les télésouffleurs étaient plus hauts que le lutrin, nous avons employé une technologie de télésouffleur comprenant une perche télescopique motorisée. Cela nous permettait de contrôler la hauteur des télésouffleurs pour le président et de les abaisser sous la scène.
Le plafond bas du Centre des congrès de Cleveland représentait notre dernier défi. La solution que nous avons retenue a été d'installer de multiples écrans aux quatre coins de la salle de conférence, permettant ainsi aux délégués de bien voir les débats à partir de n'importe quel endroit sur le site. « De nombreux décors, mises en scène et éléments vidéo, sonores et d'éclairage ont été nécessaires pour ce montage », a souligné Bob Walker. L'équipement a été acheminé par 16 semi remorques. Environ huit kilomètres de câbles d'éclairage et cinq kilomètres de câbles vidéo CAT 5 ont été installés par une équipe de 40 employés de AVW TELAV et 120 travailleurs temporaires. En partenariat avec Freeman, nous avons également monté sur place des bureaux pour les dirigeants de la FIOE, qui ont géré les activités du syndicat à partir de Cleveland plutôt que du bureau central de Washington DC pour les cinq jours qu'a duré le congrès.
La Fraternité internationale des ouvriers en électricité (FIOE) a été fondée en 1890. Les membres de ce syndicat travaillent dans une grande diversité de secteurs, notamment les services publics, la construction, les télécommunications, la radiodiffusion, l'industrie manufacturière, le secteur ferroviaire et le secteur public.