Plus de 3 100 professionnels de l'industrie des réunions ont eu accès à « Un monde de possibilités » sous un même toit à Toronto en Ontario. La 51e réunion annuelle de la Professional Convention Management Association (PCMA), qui se trouve aussi être la première réunion internationale de l'organisme, se tenait au Palais des congrès du Toronto métropolitain (PCTM) du 7 au 10 janvier 2007 et présentait des conférenciers invités renommés, dont l'ancien premier ministre canadien Jean Chrétien et l'ancien président de la Chambre des représentants aux États-Unis, Newt Gingrich, parmi d'autres professionnels réputés.

Don Freeman Jr, président et directeur général de Freeman, était un des invités honorés au congrès. Il a reçu le Distinguished Member Award 2006, en reconnaissance de l'ensemble des réalisations de l'industrie et des contributions apportées à la PCMA. Freeman est un membre actif de la PCMA depuis 1964, dont il a aussi obtenu le President's Award en 1995.

AVW-TELAV, une compagnie de Freeman, a également joué un rôle important lors de cette rencontre. Les divisions canadienne et américaine de AVW-TELAV ont œuvré conjointement pour fournir une gamme complète de solutions, notamment les services audiovisuels, la décoration scénique, la gestion des présentations et l'affichage numérique. Notre équipe a grandement impressionné le groupe des vrais spécialistes des réunions.

« Les sessions générales méritent notre admiration » a dit Darren Temple, premier vice-président aux ventes de la division américaine de AVW-TELAV, au sujet des efforts conjoints des succursales de Toronto et de Dallas de AVW-TELAV. « J'étais très fier d'y représenter AVW-TELAV. Tout était vraiment exceptionnel, jusque dans les moindres détails. »

Un rideau d'une hauteur de vingt-quatre pieds, fourni par Freeman, était suspendu uniformément de chaque côté de la scène. Pour créer un effet 3D, la scène était composée de structures autoportantes en aluminium et nylon spandex.

Fidèle au thème de l'événement de cette année, « Un monde de possibilités », AVW-TELAV a créé ce qui ressemblait à un gros globe tournant tout au centre du décor. « Le globe était un fichier vidéo numérique (AVI) projeté sur un écran à projection arrière de neuf pieds de diamètre. La conception du globe et du décor lui-même donnait au globe, en tournant, une apparence tridimensionnelle », a expliqué Andrew De La Cour, directeur national de l'inventaire technique, division canadienne. Pour ajouter à l'originalité du décor, l'atelier du Set Shop de AVW-TELAV a fourni un podium personnalisé arborant le logo de la PCMA qui était placé à l'avant bien à la vue de l'auditoire.

Les présentateurs ont utilisé des télésouffleurs de type glace placés de chaque côté du podium pendant les discours et les présentations, qui leur permettaient de lire leurs textes sans avoir l'air de lire du tout. Des moniteurs au sol sur la scène affichaient les discours et autres documents de présentation des présentateurs.

Compte tenu de la grande taille de l'auditoire, nous avons bien sûr mis l'accent sur sa capacité de voir la scène et les écrans. Les sessions générales ont eu lieu dans une très grande salle, 170 pi x 280 pi. La difficulté que présentent les salles vastes est que la scène et l'écran sont à une bonne distance d'une grande proportion de l'auditoire, c'est pourquoi notre but était de faire participer tout le monde dans la pièce, non pas seulement les personnes à l'avant et au centre. La salle a été montée dans le sens de la largeur afin de garder la distance entre la scène et la dernière rangée au minimum. Pour maintenir l'intérêt des délégués peu importe où ils étaient assis dans la salle, nous avons eu recours à deux écrans à projection arrière Peroni de 15 pi x 45 pi offrant une bonne largeur de chaque côté de la grande scène centrale. Essentiellement, cela eut pour effet de rapprocher la salle et de la concentrer sur ce qui se passait autant que possible.

La gestion et le contrôle de tous les écrans et projecteurs étaient assurées par un système Encore de Barco Folsom qui acheminait les différentes sources, appliquait la superposition des contours et commandait les différents éléments d'incrustation d'images.

« Notre deuxième objectif était de souligner et de montrer les derniers progrès technologiques en les utilisant de façon réaliste pour le marché des réunions d'associations » a dit M. De La Cour. Des diapositives grand écran ont été créées dans PowerPoint et affichées au moyen d'un PC doté d'une carte vidéo numérique de trois sorties (Matrox QiD), des arrière-plans et des effets grand écran animés étaient gérés et affichés par le système Watchout de Dataton et des diapositives PowerPoint régulières ont été ajoutées comme images incrustées. La lecture de toutes les vidéos et supports s'est faite sur un lecteur de disque dur Turbo de Grass Valley à trois pistes. « Il était ainsi possible d'avoir un accès instantané à tous les vidéoclips stockés dans l'appareil » a précisé De La Cour.

Les composantes d'éclairage et audio se partageaient aussi la vedette pendant les sessions générales. D'un point de vue artistique et technique, la scène et les éléments de décor étaient éclairés par une gamme complète de lumières conventionnelles, mobiles et DEL. « Nous avons utilisé le réseau linéaire M2D Meyer qui avait la capacité d'assurer une couverture sonore stable de l'événement tout en fournissant la puissance nécessaire pour le volet divertissement de l'événement », a expliqué De La Cour. Nous avons utilisés 24 canaux auxquels étaient reliés des microphones sans fil dans la salle de session générale.

Durant la cérémonie d'ouverture au PCTM, AVW-TELAV était également très fière d'avoir produit une transition impeccable sur le plus grand écran, près de 200 pi de long, jamais construit au Canada.

La gestion logistique était un élément crucial de la réussite de cet événement. Malgré les résultats étonnants que nous avons obtenus au congrès de cette année, il n'a certes pas été facile d'en assurer le déroulement sans heurt du début à la fin. Avant le congrès, il a fallu tenir compte des différents fuseaux horaires pour assurer la communication entre un grand nombre de personnes et d'organisateurs d'un bout à l'autre du continent en vue de tout organiser. Après avoir relevé ce défi, il restait la question du transport de tout le matériel. « La coordination nécessaire pour s'assurer que plus de cinq chargements de camions semi-remorque d'équipement divers arrivent à l'emplacement à temps était une tâche considérable », a raconté De La Cour, « mais nous avons planifié et délégué en conséquence pour éviter le chaos ».

Il y avait plus de 80 sessions de formation innovatrices sur des sujets variés tels que le développement commercial, la communication, la gestion d'événements et plus. Pour relayer les mises à jour des ordres du jour et des horaires, nous avons eu recours à notre solution d'affichage numérique. Les écrans plats affichaient les nouveaux renseignements en temps réel pour tenir à jour les délégués.

La salle de répétition pour les conférenciers a aussi été utilisée à pleine capacité alors que de nombreux présentateurs s'y rendaient pour présenter ou modifier leurs présentations. À l'aide de la gestion des présentations, nous avons transmis les présentations à l'avance par l'intermédiaire d'un site Web sécurisé pour les présentateurs qui avaient complété le processus au préalable.


« Il m'est tout simplement impossible de vous expliquer à quel point je suis reconnaissant pour tout ce que vous avez accompli en vue d'assurer le succès de notre réunion annuelle 2007 », a déclaré Kelly Peacy, CAE, CMP, vice-présidente, Réunions et événements, PCMA, dans une lettre exprimant sa gratitude à AVW-TELAV. « Vous étiez tous de véritables partenaires dans tous les sens du mot, travaillant avec moi à chacune des étapes pour assurer le succès de l'événement. Merci pour votre travail acharné, votre patience et votre souplesse ».



C'est nous qui nous en sommes sentis heureux et privilégiés. PCMA est un chef de file de l'industrie lorsque vient le temps d'organiser des événements spectaculaires, et les chiffres le prouvent. « Chaque année, 67 % des membres de la PCMA participent à la réunion annuelle», a expliqué Heidi Welker, vice-présidente du marketing, AVW-TELAV, Amérique du Nord. « Cette année, 700 nouveaux membres, 175 bénévoles ainsi que 150 étudiants et membres du corps professoral ont également participé à cet événement d'envergure ».

Bien que la conférence de la PCMA de cette année vienne tout juste de se terminer, AVW-TELAV se prépare déjà à se surpasser pour le reste de l'année. Et, avec « un monde de possibilités » à portée de la main, le ciel nous appartient en 2007.