Open Text est le plus important fournisseur indépendant de gestion de contenu d'entreprise au monde. Le LLUP constitue son événement de l'année à l'intention des clients, dans le cadre duquel 1 200 utilisateurs se réunissent en vue d'établir un réseau de relations et de partager de précieuses connaissances concrètes avec des pairs de leur domaine. Il s'agit de l'événement annuel de marque d'Open Text, auquel tous ses principaux utilisateurs participent, et, pour une quatrième année consécutive, Open Text a accordé sa confiance à AVW-TELAV afin de monter un spectacle novateur dans le but de captiver son auditoire.
L'année dernière, l'événement a eu lieu au Marriott Desert Ridge, à Scottsdale, en Arizona. AVW-TELAV disposait de quelques mois de préparation afin, avec l'aide du client, de concrétiser la vision de celui-ci en adaptations pour la scène.
« Notre rôle était de nous assurer que l'événement se déroule avec succès sur le plan technique. Notre défi était de dépasser les attentes de notre client et de contribuer à réaliser sa vision », confie Stewart Drake, directeur des ventes techniques au bureau de Toronto. AVW-TELAV a fourni un soutien audiovisuel pour la salle d'assemblée principale, les 24 salles de réunion ainsi que l'aire d'exposition où se donnaient des présentations en continu dans une salle de démonstration. Des écrans plasma de 61 pouces servaient à l'affichage numérique. « Les écrans étaient disposés de façon stratégique partout sur le site, affichant en temps réel de l'information et des mises à jour sur les assemblées », précise Drake.
Open Text a donné fière allure à la salle d'assemblée principale grâce à une décoration scénique créative, qui pouvait donner un caractère unique à chaque conférence et faire en sorte qu'une banale réunion d'affaire se déroule dans un environnement visuel extraordinaire. De pair avec Open Text, nous avons créé un décor original qui pouvait refléter son identité et être visuellement agréable pour ses assemblées générales. « Nous avons radicalement modifié l'aspect de l'éclairage pour la soirée du gala afin de donner à la salle et au décor une apparence fastueuse et d'offrir un contraste par rapport aux assemblées générales », explique Drake.
Le LLUP se déroulait sous le thème « Votre chemin vers l'innovation » (Your Road to Innovation). Sur la scène, un indicateur de vitesse plus grand que nature symbolisant l'accélération constituait le centre d'attraction. Au centre de l'indicateur de vitesse, nous avions placé un écran de 12 pi par 16 pi. AVW-TELAV a utilisé des projecteurs doubles Barco R6+ afin d'animer l'écran à l'aide de différentes images choisies par le client. Cette technologie a permis à Open Text d'utiliser plusieurs images scéniques à différents moments afin de transformer l'ambiance de la réunion suivant différents scénarios. Le reste du décor était articulé autour de l'écran afin de compléter les images et de bien rendre le thème central de la réunion. Nous avons également mis à profit une combinaison de dispositifs d'éclairage et de projecteurs mobiles conventionnels pour réaliser les divers styles souhaités.
« Lorsque nous voulons créer une conception personnalisée pour un client, nous tentons toujours d'optimiser l'espace sur scène en fonction des paramètres de la salle de réunion, tout en intégrant le thème de la conférence », affirme Steve Molokach, directeur responsable de l'organisation d'événements au sein du service de régie de plateau d'AVW-TELAV. « Nous y sommes parvenus en utilisant des panneaux rigides en inventaire ou faits sur mesure », précise-t-il. En divisant le décor de la scène en sections, l'effet global obtenu est un décor qui s'adapte bien à la salle tout en offrant aux présentateurs une panoplie de fonctions et une plateforme confortable pour faire leur travail. Les deux écrans mesuraient ensemble 19 pi de hauteur et 104 pi de largeur. Chaque écran de projection par transparence de 12 pi par 16 pi s'intégrait à des sections autonomes, peintes aux couleurs de l'événement, situées de chaque côté de la scène principale. Un mur central au fond de la scène permettait aux présentateurs de faire une entrée remarquée. La scène principale, profonde de 28 pi et large de 32 pi, était faite en demi-cercle et flanquée d'escaliers. « Elle a été montée à moitié avec notre matériel et à moitié avec des rampes qui se trouvaient déjà sur place, puis recouverte d'un somptueux tapis noir », décrit Molokach.
Divers moyens ont été utilisés pour créer les éléments graphiques du thème, notamment un imprimé laminé de grand format, des caractères découpés par CNC, du lettrage découpé dans du vinyle, ainsi qu'une peinture faite sur mesure qui reproduisait le thème de la conférence sur le mur. « Il a fallu seulement sept jours pour la fabrication et la peinture, mais la conception a été retouchée plusieurs fois sur une période de quelques mois par notre équipe interne de conception graphique assistée par ordinateur, puis a été approuvée par le client avant que les derniers plans de construction soient préparés pour l'atelier de fabrication », raconte Molokach.
Bien que la conférence ait été un succès sur toute la ligne, il n'est pas d'événement digne de mention qui ne présente pas de défis. Le LLUP comportait toute une série de démonstrations par logiciel provenant d'une multitude de sources et de médias informatiques. Sur le plan visuel, nous devions nous assurer que la dimension et la qualité de l'écran respectaient les limites imposées par la salle tout en présentant des images exceptionnelles à l'auditoire. Pour y parvenir, AVW-TELAV a fourni deux écrans principaux de 15 pi par 20 pi accompagnés de projecteurs Barco R9. Il y avait également un écran secondaire qui retransmettait un agrandissement de l'image et les principaux éléments de la présentation. On a utilisé un sélecteur Folsom 1604 Matrix pour effectuer le routage source.
À la fin de l'événement, le client a déclaré qu'il s'agissait du LLUP le plus réussi jamais organisé. « Nous ne voyons pas comment nous pourrions surpasser ce concept scénique dans les prochaines années, commente Manuela Mosser, gestionnaire d'événement pour Open Text. Ce sera un défi pour nous et AVW-TELAV. »
Mosser a été très impressionnée par les solutions audiovisuelles que nous avons offertes pour cet événement et a ajouté : « Le travail hautement professionnel fourni par AVW-TELAV et les excellents conseils que nous avons reçus au sujet des innovations dans le domaine de l'audiovisuel ont été les principaux facteurs de succès de l'événement remarquable que nous avons offert à nos clients. »