Il est important d'être informé et de rester branché. Lorsque nous recherchons une connexion avec le passé, le présent ou le futur, nous avons recours aux services de notre bibliothèque locale pour garder le lien. Lorsque le Service des bibliothèques de l'Ontario (SBO) pour le nord et le sud de l'Ontario doit garder branchés ses opérateurs — provenant d'approximativement 330 bibliothèques publiques représentant des villes, des villages, des cantons, des conseils de services locaux, des collectivités de Premières nations et des collectivités accessibles par avion, et répartis dans une vaste zone géographique —, il fait appel à AVW-TELAV.L'objectif du symposium était de recueillir les entrées des opérateurs de bibliothèque dans toutes les régions de la province afin de développer le plan d'action pour les bibliothèques jusqu'en 2020. Le Service des bibliothèques de l'Ontario - Nord fournit à lui seul de l'assistance et des services pour encourager le développement de bibliothèques dans le nord de l'Ontario. Certaines collectivités se trouvent dans des emplacements très éloignés. Le nord de la province couvre 88 % de la masse terrestre de l'Ontario, s'étend sur deux fuseaux horaires et compte des collectivités qui ne sont pas accessibles par la route.
AVW-TELAV a initialement fourni un sondage préconférence en ligne à tous les délégués de l'événement pour recueillir leurs commentaires avant la conférence afin que les planificateurs puissent adapter l'ordre du jour aux enjeux précis des opérateurs de bibliothèque. Durant l'événement, nous avons fourni un écran et un projecteur standards pour y faire défiler les présentations PowerPoint, les questions à l'auditoire et l'agrandissement des images. Pour recueillir les réponses de l'auditoire dans la salle, nous avons fourni 600 claviers pour le système interactif de réponses Plus +, ce qui a permis d'obtenir des réponses instantanées.
De plus, de nombreux participants provenant de 35 des sites à distance ont pu assister à l'événement grâce à la webdiffusion en direct, en plus d'avoir accès au matériel audio et vidéo, ainsi qu'aux diapositives PowerPoint et aux questions posées par le système interactif de réponses Plus +. Les délégués ont pu voter en ligne en direct à distance en même temps que les délégués présents dans la salle, pendant que AVW-TELAV tabulait instantanément les réponses en salle et en ligne afin de fournir des données en temps réel.
À l'aide du système interactif de réponses Plus +, AVW-TELAV a pu afficher instantanément les résultats pour les délégués en salle et en ligne afin que le groupe entier puisse en discuter brièvement. Leur comité a ensuite révisé les résultats durant la pause du dîner et les a répartis en fonction des secteurs les plus importants. Pour la séance de l'après-midi, AVW-TELAV a été en mesure d'intégrer de nouvelles questions issues des discussions du comité pendant la période du dîner.
L'événement a été entièrement webdiffusé aux délégués en ligne, qui pouvaient communiquer directement avec la salle grâce à un système de messagerie instantanée. Une personne surveillait le système, puis transférait le message au modérateur pour qu'il soit inclus dans les discussions. Par conséquent, toutes les bibliothèques de la province de l'Ontario ont pu être représentées et connectées. On aurait cru qu'elles avaient toutes été réunies dans la même pièce.
